專利文件備案業務包含總委托書備案和證明文件備案兩部分業務。備案方式分為紙件和電子兩種方式。
電子方式辦理時，申請人提出專利文件備案請求，可在“專利業務辦理系統”選擇“專利事務服務”查找到”文件和業務專用章備案”功能模塊，通過系統電子方式提出文件備案請求。辦理流程如下:
1.在“文件備案”模塊，選擇“業務辦理”提出備案請求。
2.準確填寫文件備案基本信息、權利人信息、請求人信息、聯系人信息及其他信息，點擊保存。
對已備案文件補充備案僅限于對證明文件備案需要增加申請號的情況，其他情形均應選擇首次備案。
3.準確填寫題錄信息后點擊保存
總委托書上有委托人英文名稱的，題錄信息采集中委托單位名稱或委托人姓名(原文名稱)一欄應采集英文。
4.關聯申請號(總委托書無需關聯，證明文件需要關聯)正確格式的EXCEL文檔可以直接導入，或使用導入模板下載功能填寫后導入。
5.點擊掃描文件上傳，點擊本地文件，選擇要上傳的所有文件后點擊保存。
全部信息采集并保存后點擊返回到業務辦理界面，該界面可以查看詳情，可以編輯和刪除，專利文件備案信息確認無誤后點擊提交。
電子形式備案文件業務辦理成功后，申請人會收到帶有備案號的回執文件，該文件可下載保存。申請人應于收到回執后一個月內郵寄紙件原件文件(備案號標注在右上角)至國家知識產權局專利局初審及流程管理部事務服務處。
紙件方式辦理業務時，需提交文件備案請求書和需備案的文件原件，郵寄或面交至國家知識產權局專利局初審及流程管理部事務服務處，證明文件備案業務需附具專利號清單，紙件清單需簽章，專利文件備案同時發送電子清單至郵箱:yibu-print cnipa.gov.cn，郵件標題需表明業務名稱和備案請求人名稱，專利號清單的EXCEL文檔要求設置為文本格式，只需13位號碼，無需附具字母ZL或CN以及小數點。
來源：國家知識產權局客戶服務中心
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